"5% meer marge met betere data." Interview met Christian Willemsen, ICreative
ICreative levert purchase-to-pay en e-facturatie oplossingen aan grote organisaties, onder andere in de bouw. Het bedrijf helpt bij de automatisering en het stroomlijnen van het hele inkoop- en betaalproces, en dus ook factuurverwerking. “Een factuur is een samenvatting van alles wat er daarvoor is gebeurd – in principe moeten de orderbevestiging, pakbon en factuur alles bevatten wat je moet weten”, zegt Senior Business Consultant Christian Willemsen. En daarmee kan de bouw niet alleen vele procenten meer marge realiseren, maar ook miljoenen aan betalingskortingen.
Overzicht over het hele proces
Willemsen denkt in processen – purchase to pay. “Een factuur komt nooit uit de lucht vallen.” Dankzij zijn achtergrond bij de Technische Unie weet hij hoe het eraan toegaat in de bouw én waar het misgaat in het proces als je niet de juiste of onvolledige informatie hebt. “Als je morgen product A op plaats B wilt hebben, dan moet elk stapje op orde zijn.” Een besparing of foutje in het begin van het proces kan leiden tot hogere kosten of fouten verderop in het proces. “Schuttingwerpen, wat in de meeste organisaties gebeurt, kost dus geld.” Eigenlijk vindt hij de techniek van e-factureren dan ook niet zo interessant. “XML is alleen maar een structuur voor een bestand. De inhoud moet goed zijn – als het BTW-nummer fout is ingevuld, heb je er niets aan.”
Factuur staat niet op zichzelf
Hij ziet dat er oplossingen gezocht worden voor problemen op factuurniveau, waarvan de oorzaken al eerder liggen. “Sommige van mijn klanten kunnen maar 30% van de facturen automatisch inlezen en verwerken. Daar willen ze natuurlijk iets aan doen, want handwerk kost veel tijd en geld. En laat betalen ook. Maar een factuur staat niet op zich. De oorzaak van het probleem ligt eerder in het proces, bijvoorbeeld bij het verstrekken van inkoopnummers.” Daar wordt te weinig aandacht aan gegeven, ziet hij. “Die voorman wil zijn project snel af hebben. Dus krijg je telefonische bestellingen, die dan niet in het systeem worden gezet.” Dat lijkt sneller, maar levert verderop in het proces problemen en vertraging op. En (faal-)kosten. Nog een voorbeeld: “Een inkoper regelt een extra korting. Goed gedaan, zou je zeggen. Maar door die korting gaan de prijzen afwijken van de standaardprijzen en zijn de facturen dus moeilijker te verwerken. Zo ben je door die 10% korting 15% meer kwijt aan factuurverwerking.”
“Een factuur die niet matcht is een signaal dat er eerder in het proces dingen misgaan.”
Beginnen met XML
Met name XML biedt tal van voordelen voor facturatie, vooral in vergelijking met traditionele PDF’s en papieren facturen. “Als je facturen in XML-formaat stuurt, kun je makkelijker sneller betaald worden. En dat kan net betekenen of jij een leuke of minder leuke maand hebt als ondernemer.” Zijn advies aan afnemers en leveranciers: laat het weten als je XML verstuurt of wilt ontvangen. Veel leveranciers sturen nu al PDF en XML, maar ontvangers halen PDF’s automatisch uit de mailbox en zien daardoor de XML over het hoofd. En maak je PDF’s? Klik er dan eens een aan. Zie je dan blauwe boxjes, dan is het een machine readable PDF– en een softwarepakket dat dat kan, kan vaak ook XML aanleveren. De moeite waard om uit te zoeken, want XML wordt steeds belangrijker. Ook in communicatie met de overheid en de Belastingdienst, verwacht Willemsen. Daarnaast is elektronisch factureren efficiënter. “Onze Basware software kan 90.000 facturen per FTE verwerken. Nu zitten klanten op 10.000 facturen per FTE.”
Miljoenen besparen met data
Ook met datamanagement en het consequent vullen van systemen is nog veel te winnen. “Als grotere partij ben je verplicht om je MKB-leveranciers binnen 30 dagen te betalen. En dan wil je dus niet voor elke factuur moeten opzoeken in welke categorie een leverancier valt.” Maar wiens verantwoordelijkheid is het dat leveranciers goed worden geregistreerd? ICT? Inkoop? Finance? “Er gaat een hoop tijd en geld verloren doordat niemand verantwoordelijk is voor het proces als totaal.” Binnen bedrijven moet dus beter worden samengewerkt, maar ook binnen de keten. “Je wilt als bouwketen het geld van de opdrachtgever zo efficiënt mogelijk inzetten. De marges zijn krap, maar er zijn ook heel veel kosten omdat het proces niet op orde is. Alleen al het verwerken van een PDF factuur kost 75 euro als je processen niet op orde hebt. En dan hebben we het nog niet eens over verkeerd geleverde dingen en andere faalkosten. Regel je dingen goed, dan kun je zomaar van 3% naar 8% marge gaan.” En als je ook nog de betalingskortingen meerekent die je krijgt als je snel betaalt, dan kom je op miljoenenbesparingen. Zo levert data geld op.
Meer redenen om over te stappen op elektronisch factureren
Voordelen van automatisering en e-facturatie
Facturatie-automatisering en e-facturatie bieden veel voordelen. De belangrijkste op een rij:
• Minder fouten.
• Betere en snellere factuurverwerking
• Beter inzicht
• Minder ‘dom’ werk
• Meer grip op geld
• Voldoen aan btw-controlevereisten
• Profiteren van betalingskorting
• Beter uitgavenbeheer