FAQ

Factureren volgens DICO versie SALES005 is een vorm van elektronisch factureren. Je verstuurt een factuur in het XML-formaat. Alle informatie, zoals ontvanger, factuurbedrag en btw-percentage, wordt weergegeven volgens de afspraken in de DICO Standaard.

Het grootste voordeel is efficiency – je hoeft de gegevens op de factuur niet zelf in te vullen en de ontvanger hoeft dat ook niet. Een goed boekhoudprogramma kan namelijk de XML-factuur digitaal lezen en de gegevens interpreteren én verwerken. Dat scheelt papier, controle, fouten en veel werk, en dus tijd. De kosten voor de factuurstroom aan de betalende kant kunnen zo met wel 25 tot 50 procent dalen. Facturen kunnen bovendien sneller worden betaald. En dat is winst voor iedereen. Nog een voordeel: het uitlezen of verwerken van een elektronische factuur volgens DICO versie SALES005 kent geen risico op ransomware.

Ja. Je hebt namelijk een licentie nodig om de DICO Standaard te gebruiken. Om die licentie te krijgen moet je deelnemer worden van Ketenstandaard, of facturen versturen via een online platform of een facturatie dienstverlener. En dat kost geld. Hoeveel precies, hangt af van de oplossing die je kiest.

Aan de andere kant bespaar je met elektronisch factureren volgens DICO versie SALES005 ook veel geld. Tot wel €5 per factuur.

Bedrijven die facturen sturen aan bouwondernemingen moeten dat op een modernere en uniforme manier gaan doen, omdat elektronisch factureren sneller gaat, minder kans op fouten heeft en meer veiligheid biedt. Een factuur volgens DICO versie SALES005 is gegarandeerd ‘echt’. Het openen en verwerken van een factuur per PDF is risicovol in verband met ransomware. Bovendien besparen bedrijven op printers en inkt, maar ook op arbeidskosten. Een e-factuur wordt bovendien gemiddeld zeven dagen eerder betaald dan een papieren factuur. Dit alles scheelt de sector miljoenen euro’s per jaar. 

Een e-factuur wordt gecontroleerd op IBAN, btw-nummer en KvK-nummer. Bij facturen volgens DICO versie SALES005 komt daar de GLN-code nog bij. Spookfacturen en dubbele facturen worden hierdoor eenvoudig onderschept. En het is onmogelijk om een elektronische factuur volgens DICO versie SALES005 ransomware te verwerken.

Die zijn er zeker. Je vindt de lijst met bedrijven die er al mee werken op de homepage. Op de site DataKwaliteit wordt bijgehouden welke partijen hun SALES-berichten hebben gevalideerd. Alleen SALES004 en SALES005 berichten worden geaccepteerd. Staat een partij op deze pagina, dan werken zij met de juiste versie van de DICO-berichtenset. De informatie wordt verstrekt per bericht wat is gevalideerd.

Ja, ook toeleveranciers moeten aan bouwondernemingen facturen sturen volgens DICO versie SALES005. Per 1 januari 2022 moeten die volgens de nieuwe standaard zijn.

Nee, dat hoeft niet. Maar het is wel voordeliger, sneller en veiliger.

Sinds 2022 is de sector overgestapt op elektronisch factureren met DICO versie SALES005. Dat betekent dat andere facturen niet of met vertraging betaald kunnen worden. Wie overgaat op deze nieuwe standaard, is na 1 januari 2022 verzekerd van betaling.

Dat is wel verstandig. Bedenk eerst of je zelf elektronische facturen wilt of kunt gaan versturen of dat je dat door iemand laat doen. Wil je het zelf gaan doen, en zijn het er niet heel veel per jaar, kijk dan bij de lijst met links bij online platforms. Heb je meer dan 10 transacties per maand, dan is boekhoudsoftware een goede optie. Wil je je administratie helemaal automatiseren, kijk dan bij totaaloplossingen. Wil je het door iemand laten doen, informeer dan bij je boekhouder of bij een van de billing service providers in de lijst.

Nee, want dat is geen elektronische factuur. Bovendien is het niet veilig: een bijlage kan ransomware bevatten. Als je zelf facturen wilt blijven versturen, en zijn het er niet heel veel per jaar, kijk dan bij de lijst met links bij online platforms om dit te doen. Heb je meer dan 10 transacties per maand, dan is boekhoudsoftware een goede optie. 

Ja, daarvoor zijn verschillende mogelijkheden. Als je zelf facturen wilt blijven versturen, maar dan elektronisch, en zijn het er niet heel veel per jaar, kijk dan bij de lijst met links bij online platforms. Heb je meer dan 10 transacties per maand, dan is boekhoudsoftware een goede optie. 

• Computer met internet
• GLN-code voor je bedrijf/locatie
• Een licentie voor DICO (rechtstreeks of via het platform/de facturatie dienstverlener waar je mee werkt)
• Een (online) programma om XML-facturen volgens DICO versie SALES005 te maken

Vrijwel alle leveranciers van software voor de bouw en techniek ondersteunen de DICO Standaard. Op de website van Ketenstandaard kun je controleren of jouw software al geschikt is. Niet? Neem dan contact op met je software-aanbieder. 

Als je facturen verstuurt via een boekhoudpakket of ERP-software, dan is dat wel aan te raden. Verstuur je facturen via een online platform of een facturatie dienstverlener, of ga je dat doen, dan hoef je niet altijd rechtstreeks deelnemer van Ketenstandaard te worden. Dat loopt dan via de aanbieder van de dienst.

Ketenstandaard Bouw en Techniek is het onafhankelijke platform dat zorgt dat deelnemers de standaard op de juiste manier gebruiken. Ook zorgt Ketenstandaard voor ondersteuning bij de implementatie en regelt desgewenst de afstemming met de softwareleverancier en partners. 

Nee, het is niet hetzelfde. Peppol is de afkorting van ‘Pan-European Public Procurement On-Line’ en biedt overheden en bedrijven de mogelijkheid om (internationaal) e-facturen uit te wisselen via een speciaal beveiligd netwerk. Als de administratie van zowel de verzender als de ontvanger geregistreerd is op het netwerk, wordt de elektronische factuur of bijvoorbeeld order direct naar de boekhouding van de ontvanger gestuurd. DICO versie SALES005 is een vorm van elektronisch factureren. Je verstuurt een factuur in het XML-formaat. Alle informatie, zoals ontvanger, factuurbedrag en btw-percentage, wordt weergegeven volgens de afspraken in de DICO Standaard.

Ja, updaten naar DICO versie SALES005. Let op: start de implementatie via Ketenstandaard altijd vanuit Semantic Treehouse.

Zo vallen allemaal onder DICO, maar versie SALES005 heeft extra velden die je mee kunt sturen, sommige velden hebben een andere naam. Maar er zijn ook verschillen in de processen en restricties. Verder is er een betere bijlage-functionaliteit, en kun je ook verhuur in rekening brengen. 

Op de site DataKwaliteit wordt bijgehouden welke partijen hun SALES-berichten hebben gevalideerd. Alleen SALES004 en SALES005 berichten worden geaccepteerd. Staat een partij op deze pagina, dan werken zij met de juiste versie van de DICO-berichtenset. De informatie wordt verstrekt per bericht wat is gevalideerd.

Jazeker, kijk bij downloads voor materialen.

Meld het ons en we voegen je toe aan onze lijst blije updaters. 

In de berichten van de DICO Standaard wordt gebruik gemaakt van een GLN-code voor de identificatie van vaste adresgegevens. Een Global Location Number is een nummer van 13 posities lang, waarmee een locatie van een bedrijf als uniek adres geïdentificeerd wordt. De GLN wordt veel gebruikt voor elektronische gegevensuitwisseling.

Als het systeem van de opdrachtgever niet bereikbaar is kan de factuur niet afgeleverd worden. Er zijn hier verschillende oplossingen voor. Het is goed om te informeren bij je softwareleverancier hoe jouw pakket om gaat met een dergelijke situatie.

Dat wisselt per systeem. Informeer bij je softwareleverancier hoe dit in jouw pakket werkt.

Als een systeem facturen verstuurt via Datarotonde, dan is er een aflevergarantie van het bericht. Als bijvoorbeeld het systeem van de opdrachtgever niet bereikbaar is dan zal Datarotonde later nog een keer proberen. Als er iets mis is waardoor het bericht niet afgeleverd kan worden, dan neemt Datarotonde contact op met de betreffende partij met informatie voor de oplossing.

Naast e-factureren ondersteunen vrijwel alle leveranciers van software voor de bouw en techniek de mogelijkheid om onderhoudsopdrachten digitaal volgens DICO te ontvangen. Dat scheelt fouten en werk. Bovendien is het goedkoper, soms wel 50 procent. Informeer bij je leverancier naar de mogelijkheden.

Er bestaan oplossingen die e-facturen omzetten naar facturen volgens DICO waarop de softwareleverancier kan aansluiten. De softwareleverancier kan hiervoor het beste contact opnemen met Datarotonde/Ketenstandaard. Een plugin van Banqup zou ook kunnen helpen.

Nee. Via het landelijke en Europese Peppol-netwerk verstuur je UBL-facturen aan de overheid. Ook energieleveranciers en grote partijen als KPN versturen UBL-facturen via Peppol. Maar Peppol of UBL is nog geen DICO versie SALES005. Dat kan het echter wel worden: via facturatie dienstverleners zoals eVerbinding en UnifiedPost kan van de UBL-factuur nu een DICO versie SALES005-factuur worden gemaakt. Daarvoor wordt de factuur in UBL-standaard verrijkt met het GLN (Global Location Number) van de verzender en dat van de ontvanger. Deze factuur wordt vervolgens verzonden via het Peppol-netwerk en bij de bouwonderneming afgeleverd in DICO versie SALES005.

Dit is goed nieuws voor leveranciers van buiten de bouwsector, die nu werken met Peppol. Zij kunnen zo zonder grote investeringen in e-facturatiesystemen facturen volgens DICO versie SALES005 sturen aan de bouw.

Goed nieuws! Het is mogelijk om UBL-facturen te ‘vertalen’ naar DICO versie SALES005. Daarvoor zijn de volgende zaken nodig:

• Je bedrijf of je softwareleverancier heeft een aansluiting op Peppol voor het verzenden van facturen.
• Je bedrijf of je facturatie dienstverlener moet GLN-codes (data) toe kunnen voegen aan de UBL-factuur.
• Je hebt toestemming van de ontvanger om op deze wijze e-facturen te gaan afleveren.
• De ontvangst GLN-code moet bekend zijn (te vinden in het GLN Adres Register van Ketenstandaard).
• De facturatie dienstverlener van de ontvanger moet bekend zijn. Deze moet een accesspoint voor het ontvangen van facturen hebben op het Peppol-netwerk.
• Je bedrijf moet een eigen verzend-GLN-code hebben, vraag deze aan bij Ketenstandaard.

Doe vervolgens dit:

• Plaats je eigen GLN-code in het veld PartyIdentification of laat dat door je softwareleverancier verzorgen.
• Maak de elektronische factuur op volgens de UBL-standaard (NLCIUS).
• Nu kan de met GLN-codes verrijkte UBL-factuur via het Peppol-netwerk worden aangeboden bij de facturatie dienstverlener van de ontvanger.
• Deze facturatie dienstverlener converteert de UBL met GLN-codes naar het DICO XML formaat en levert de e-factuur af bij de ontvanger.