Zo factureer je volgens DICO versie SALES005
Begin hier
Elektronisch factureren, lekker efficiënt
Factureren volgens DICO versie SALES005 is een vorm van elektronisch factureren, iets wat veel bedrijven al doen. Je verstuurt een factuur in het XML-formaat. Alle informatie, zoals ontvanger, factuurbedrag en btw-percentage, wordt weergegeven volgens de afspraken in de DICO Standaard. Het grootste voordeel is efficiency – je hoeft de gegevens op de factuur niet zelf in te vullen en de ontvanger hoeft dat ook niet. Een goed boekhoudprogramma kan namelijk de XML-factuur digitaal lezen en de gegevens interpreteren én verwerken.
Wat heb je nodig
- Computer met internet
- GLN-code voor je bedrijf/locatie
- Een (online) programma om XML-facturen volgens DICO versie SALES005 te maken
Voor het versturen neem je de volgende stappen:
- Zorg dat je in het bezit bent van een GLN-code – die is verplicht bij DICO versie SALES005.
Je krijgt een GLN-code als je deelnemer wordt bij Ketenstandaard, bij je inschrijving bij Banqup of via je facturatie dienstverlener. - Zorg dat je software de DICO Standaard ondersteunt of zoek een broker (facturatie dienstverlener) die ermee uit de voeten kan.
- Bepaal welke informatie moet worden meegestuurd, zoals het bonnummer of projectnummer.
- Genereer een DICO Standaard versie SALES005 XML-factuur.
- Gebruik de DICO Validatietool om te controleren of de factuur voldoet aan de standaard. (Alleen te gebruiken als je deelnemer bent van Ketenstandaard.)
- Verstuur de XML-factuur waarin opgesloten een embedded pdf naar de afnemer.
Kies je systeem
Via welk systeem je de factuur verzendt, bepaal je zelf. Dat kan via je boekhoudpakket, mits dat een export heeft om XML-facturen op te leveren. Als er een directe koppeling is tussen jouw systeem (of dat van je boekhouder) en dat van de ontvanger kunnen XML-facturen direct worden uitgewisseld. Heb je dat niet, dan kun je een platform van een e-invoicing provider gebruiken die aangesloten is bij de DICO Standaard, zoals Banqup. Facturatie dienstverleners kunnen facturen voor je omzetten naar de DICO Standaard en ze voor je verzenden. Bekijk hier wie al werken met DICO versie SALES005.
Ook als je nu UBL-facturen verstuurt via Peppol
Via het landelijke en Europese Peppol-netwerk verstuur je UBL-facturen aan de overheid. Ook energieleveranciers en grote partijen als KPN versturen UBL-facturen via Peppol. Maar Peppol of UBL is nog geen DICO versie SALES005. Maar via facturatie dienstverleners zoals eVerbinding en UnifiedPost kan van de UBL-factuur wel een DICO versie SALES005-factuur worden gemaakt. Daarvoor wordt de factuur in UBL-standaard verrijkt met het GLN (Global Location Number) van de verzender en dat van de ontvanger. Deze factuur wordt vervolgens verzonden via het Peppol-netwerk en bij de bouwonderneming afgeleverd in DICO versie SALES005.
Kijk hier welke stappen je daarvoor moet nemen.
Welke optie kies je?
Welke optie voor jou het beste is, hangt af van het automatiseringsniveau van je administratie, of je zelf ook elektronische facturen wilt ontvangen en van het aantal facturen dat je verzendt. Voor 50 facturen per jaar is een online optie als Banqup bijvoorbeeld een prima oplossing. Wil je meer, dan is een ERP-oplossing een beter idee. Vrijwel alle leveranciers van software voor de bouw en techniek ondersteunen de DICO Standaard. Op de website van Ketenstandaard kun je controleren of jouw software al geschikt is. Of zoek hier een aanbieder.
Nu updaten
Op 1 januari 2022 wordt e-factureren volgens DICO versie SALES005 verplicht in de bouw. Op een andere wijze aangeboden facturen kunnen niet meer in behandeling genomen worden. Begin dus nu met het voorbereiden van de update van je factuursysteem. Neem contact op met je eigen softwareleverancier, je financiële dienstverlener of Ketenstandaard om de beste optie voor jouw bedrijf te bespreken.
“Minder handelingen door DICO en waterdicht”
Vragen?
Meer weten over elektronisch factureren volgens DICO versie SALES005?
Bekijk de veelgestelde vragen. Of neem contact met ons op.
