Updaten, zo doe je dat

Het updaten van je computer of telefoon is iets wat de meesten mensen wel kennen en regelmatig doen. Het is misschien even een lastig klusje, maar het zorgt ervoor dat je computer in de toekomst sneller en beter werkt. Zo werkt het met factuursystemen ook: een update is af en toe nodig om het goed te laten werken. Hoe groot en ingrijpend die update is, hangt af van je huidige situatie. Verstuur je nog facturen op papier of als PDF, dan is de verandering natuurlijk groter dan als je administratie al volledig geautomatiseerd is en je alleen een andere standaard nodig hebt.

Kies je huidige situatie

• Ik verstuur nu facturen op papier
• Ik verstuur nu facturen als PDF
• Ik verstuur nu UBL facturen via Peppol
• Ik verstuur nu facturen via boekhoudsoftware
• Ik verstuur nu facturen via een facturatie dienstverlener
• Ik verstuur nu facturen via een ERP-systeem
• Ik verstuur nog geen facturen, maar wil dat wel gaan doen

Mooi. Je hoeft dan geen bestaande software of processen aan te passen, maar je begint met een schone lei. Je gaat veel tijd, postzegels en arbeidskosten besparen. Bedenk eerst of je zelf elektronische facturen wilt of kunt gaan versturen of dat je dat door iemand laat doen. 

Wil je het zelf gaan doen, en zijn het er niet heel veel per jaar, kijk dan bij de lijst met links bij online platforms. Heb je meer dan 10 transacties per maand, dan is boekhoudsoftware een goede optie. Wil je je administratie helemaal automatiseren, kijk dan bij totaaloplossingen. Wil je het door iemand laten doen, informeer dan bij je boekhouder of bij een van de facturatie dienstverleners in de lijst. 

De overstap naar e-factureren volgens DICO versie SALES005 gaat je zeker geld besparen. Wil je zelf facturen blijven versturen, maar dan elektronisch, en zijn het er niet heel veel per jaar, kijk dan bij de lijst met links bij online platforms. Heb je meer dan 10 transacties per maand, dan is boekhoudsoftware een goede optie. Wil je een stap voorwaarts doen en je administratie helemaal automatiseren, kijk dan bij totaaloplossingen. Wil je je facturen uitbesteden, informeer dan bij je boekhouder of bij een van de billing service providers in de lijst.

Dan ben je al een eind op weg. Vrijwel alle leveranciers van software voor de bouw en techniek ondersteunen de DICO Standaard. Op de website van Ketenstandaard kun je controleren of jouw software al geschikt is. Niet? Neem dan contact op met je software-aanbieder. Het toevoegen van een tool als Banqup is ook een optie, of kijk bij aanbod naar andere aanbieders. Wil je meer tijd besparen en je administratie helemaal automatiseren, kijk dan bij totaaloplossingen. 

Informeer bij je facturatie dienstverlener (ook wel billing service provider of broker) of zij al kunnen factureren volgens DICO versie SALES005. Doen zij dit niet en wil je wel gebruik blijven maken van hun diensten? Verwijs hen dan naar deze website en/of neem contact met ons op zodat wij hen kunnen benaderen. Wil je voortaan zelf facturen gaan versturen, en zijn het er niet heel veel per jaar, kijk dan bij de lijst met links bij online platforms. Heb je meer dan 10 transacties per maand, dan is boekhoudsoftware een goede optie. Wil je je administratie helemaal automatiseren, kijk dan bij totaaloplossingen.

Vrijwel alle leveranciers van ERP-systemen en -software voor de bouw en techniek ondersteunen de DICO Standaard. Op de website van Ketenstandaard kun je controleren of jouw software al geschikt is. Neem vervolgens contact op met je softwareleverancier om te overleggen hoe de overgang binnen jouw organisatie kan worden gerealiseerd. Is je software nog niet geschikt of kan die niet geschikt worden gemaakt? Bij totaaloplossingen vind je andere aanbieders.

Peppol of UBL is nog geen DICO versie SALES005. Maar dat kan het wel worden: via facturatie dienstverleners zoals eVerbinding en UnifiedPost kan van de UBL-factuur nu een DICO versie SALES005-factuur worden gemaakt. Daarvoor wordt de factuur in UBL-standaard verrijkt met het GLN (Global Location Number) van de verzender en dat van de ontvanger. Deze factuur wordt vervolgens verzonden via het Peppol-netwerk en bij de bouwonderneming afgeleverd in DICO versie SALES005. Zo kun je zonder grote investeringen in e-facturatiesystemen toch facturen volgens DICO versie SALES005 sturen aan de bouw.

Om UBL-facturen te ‘vertalen’ naar DICO versie SALES005 zijn de volgende zaken nodig:

• Je bedrijf of je softwareleverancier heeft een aansluiting op Peppol voor het verzenden van facturen.
• Je bedrijf of je facturatie dienstverlener moet GLN-codes (data) toe kunnen voegen aan de UBL-factuur.
• Je hebt toestemming van de ontvanger om op deze wijze e-facturen te gaan afleveren.
• De ontvangst GLN-code moet bekend zijn (te vinden in het GLN Adres Register van Ketenstandaard).
• De facturatie dienstverlener van de ontvanger moet bekend zijn. Deze moet een accesspoint voor het ontvangen van facturen hebben op het Peppol-netwerk.
• Je bedrijf moet een eigen verzend-GLN-code hebben, vraag deze aan bij Ketenstandaard.

Doe vervolgens dit:

• Plaats je eigen GLN-code in het veld PartyIdentification of laat dat door je softwareleverancier verzorgen.
• Maak de elektronische factuur op volgens de UBL-standaard (NLCIUS).
• Nu kan de met GLN-codes verrijkte UBL-factuur via het Peppol-netwerk worden aangeboden bij de facturatie dienstverlener van de ontvanger.
• Deze facturatie dienstverlener converteert de UBL met GLN-codes naar het DICO XML formaat en levert de e-factuur af bij de ontvanger.

Mooi. Je hoeft dan geen bestaande software of processen aan te passen, maar je begint met een schone lei. Bedenk eerst of je zelf elektronische facturen wilt of kunt gaan versturen of dat je dat door iemand laat doen. Wil je het zelf gaan doen, en zijn het er niet heel veel per jaar, kijk dan bij de lijst met aanbieder bij online platforms. Heb je meer dan 10 transacties per maand, dan is boekhoudsoftware een goede optie. Wil je je administratie helemaal automatiseren, kijk dan bij totaaloplossingen. Wil het door iemand laten doen, informeer dan bij je boekhouder of bij een van de billing service providers in de lijst.